Vacature Bureaudirectiesecretaris
November 2025
Wie zijn wij?
Het K.F. Hein Fonds maakt de regio Utrecht graag mooier en sterker: we ondersteunen bijzondere initiatieven en mensen met giften, adviezen, prijzen, beurzen en opdrachten. We behandelen ongeveer 500 tot 600 aanvragen per jaar van stichtingen en verenigingen. We zijn georganiseerd rondom drie commissies (Fondscommissie, Studie en Individuele Noden Commissie en de Kunstcommissie) én een dochterstichting voor het beheer en behoud van een aantal monumenten in Utrecht. Binnen het fonds zijn er drie adviseurs en een schil van flexibele krachten die ons ondersteunen. Naast deze adviseurs hebben we een programmamanager en werken we samen met een marketingadviseur. We zoeken nu een bureau- directiesecretaris die ons op alle vlakken kan ondersteunen en die als visitekaartje fungeert voor het fonds.
Wie ben jij?
Je bent een onmisbare schakel binnen ons team. Geen dag is hetzelfde: de ene dag ontvang je bezoekers voor de verhuur van onze bibliotheek, de andere dag organiseer je een evenement of werk je notulen uit en ondersteun je inhoudelijk bij vergaderingen en het aanvraagproces.
Daarnaast beheer je de agenda van de directeur en het kantoor, ondersteun je het team in uiteenlopende werkzaamheden en houdt overzicht in de dagelijkse planning. Je werkt nauw samen met adviseurs en hebt direct contact met aanvragers, waarbij je zorgt voor heldere, professionele communicatie. Daarnaast coördineer je facilitaire zaken, onderhoud je contact met huurders en leveranciers en draag je bij aan een goed georganiseerde, prettig functionerende werkomgeving. Met jouw gestructureerde, hands-on aanpak, initiatief, sterke communicatieve vaardigheden zorg je dat alles soepel verloopt en dat het team met plezier samenwerkt. Je krijgt energie van het verbeteren van werkprocessen en denkt actief mee over hoe het kantoor nog beter kan functioneren.
Waar kom je te werken?
Werken bij het K.F. Hein Fonds geeft je een brede blik op de stad en provincie Utrecht. Je maakt kennis met uiteenlopende maatschappelijke, culturele, groene en erfgoedinitiatieven en ziet direct hoe verschillende projecten en mensen bijdragen aan een sterkere en mooiere leefomgeving. Je komt terecht in een warm, betrokken team, waar goede ideeën tot leven worden gebracht. Bij het K.F. Hein Fonds streven we naar een organisatie waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. We moedigen mensen van alle achtergronden aan om te solliciteren en geloven dat een divers team bijdraagt aan onze missie om Utrecht mooier en sterker te maken.
Wat bieden we je?
- Salarisindicatie ligt tussen de € 3.400 en € 4.500 bruto per maand (o.b.v. 40 uur) op basis van kennis en ervaring.
- Een dertiende maand en vakantiegeld 8%.
- Een pensioen dat 100% wordt betaald door de werkgever.
- Een contract voor bepaalde tijd voor 1 jaar met zicht op een contract voor onbepaalde tijd na een jaar.
- 27 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur) + 1 vrijwilligersdag.
- Mogelijkheid tot opleiding.
Hoe kan je solliciteren?
We zijn benieuwd wie jij bent en hoe jij werkt. Daarom vragen we je geen motivatiebrief te schrijven. In plaats daarvan vragen we je om een aantal vragen te beantwoorden over jouw ervaring, werkstijl en wat jou voldoening geeft in het ondersteunen van anderen. Stuur uiterlijk 27 november je CV en antwoorden op naar hein@kfhein.nl, t.a.v. Anna Kesler.
Vragen (per vraag max. 150 woorden):
- Hoe zorg jij ervoor dat mensen op je kunnen bouwen, ook als je zelf nog niet direct een oplossing hebt?
- Hoe merk jij dat een directeur of collega iets nodig heeft nog vóórdat diegene het zelf vraagt?
- Stel, je dag loopt totaal anders dan gepland omdat er onverwacht meerdere urgente verzoeken binnenkomen, wat doe je als eerste en wat juist niet?
- Geef een voorbeeld uit je vorige werk waaruit blijkt dat je voldoening haalt uit gestructureerd en nauwkeurig werken.
- Als je één digitaal hulpmiddel of werkwijze zou mogen introduceren om het werk van het team en/of de directeur makkelijker te maken, wat zou dat zijn en waarom?
Kennismakingsgesprekken
- Het eerste gesprek staat gepland op maandag 8 december tussen 12.30 – 17.00 uur
- Het tweede gesprek staat gepland op maandag 15 december tussen 12.30 – 15.00 uur