De dagelijkse werkzaamheden van het K.F. Hein Fonds worden uitgevoerd door de directeur en drie projectadviseurs. Zij beoordelen de fondsaanvragen, adviseren, brengen partijen met elkaar in contact en staan mensen te woord, zowel telefonisch, tijdens het wekelijkse inloopspreekuur als op afspraak. Ook voeren de medewerkers eigen projecten uit en reikt het fonds een tweetal prijzen uit: het K.F. Hein Stipendium en de K.F. Hein Stimuleringsprijs.
Het fonds werkt in opdracht van het bestuur. Het bestuur wordt bijgestaan door drie commissies: de commissie Fonds, de commissie Fonds Studie en Individuele Noden en de Kunstcommissie. Daarnaast is er een apart bestuur voor het K.F. Hein Fonds Monumenten. Besturen en commissies vergaderen elk vier keer per jaar.
Indienen van fondsaanvragen
Aanvragen kunnen uitsluitend ingediend worden via ons digitale aanvragensysteem. Als u voor het eerst een aanvraag indient, dan moet u eerst een account aanmaken. Voor projectondersteuning en steun bij individuele noden moet ook de organisatie geregistreerd worden. Voor buurtinitiatieven en studiebeurzen hoeft dit niet en is alleen een account voldoende. Als wij de registratie hebben voltooid, ontvangt u van ons een e-mail waarna u aanvragen kunt indienen. Degene die het registratieformulier invult, is in de regel ook de contactpersoon voor de aanvraag. Mocht iemand anders contactpersoon worden van een aanvraag, dan dient deze zich ook te registreren middels het formulier voor organisatieregistratie.
Stichtingen en verenigingen kunnen aanvragen indienen voor projecten. Ook uitgevers kunnen aanvragen indienen en, in geval van restauraties aan kerken, ook kerkorganisaties. Voor steun bij individuele noden kunnen alleen instanties voor maatschappelijk werk een aanvraag indienen voor hun cliënten. Particulieren kunnen een aanvraag indienen voor studiebeurzen en voor buurtinitiatieven.
Behandelingsprocedure, -termijnen en indieningsdeadlines
Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld. Zie voor meer specifieke informatie over het indienen van fondsaanvragen voor projecten, buurtinitiatieven, studiebeurzen en individuele noden.
Houd u rekening met de indieningsdata.
Communicatie besluit
Een besluit wordt altijd schriftelijk, per post, medegedeeld. Besluiten zijn altijd definitief. Beroep en heroverweging zijn niet mogelijk, maar u kunt altijd contact met ons opnemen voor nadere toelichting op ons besluit als de toelichting in de brief nog vragen oproept.
Toekenning gift
Bij projectondersteuning en buurtinitiatieven wordt de gift uitbetaald als het project volgens plan en succesvol is uitgevoerd. Via het digitale aanvragensysteem kunt u het verzoek om betaling indienen. Tussentijdse inhoudelijke of financiële wijzigingen moeten direct worden doorgegeven. Zo niet, dan wordt mogelijk niets, of veel minder dan is toegezegd, uitbetaald.
Het is mogelijk om bij projectondersteuning, via het digitale aanvragensysteem, een voorschot op te vragen van maximaal 50% van het toegezegde bedrag. Wij vragen dan onder andere naar facturen ter hoogte van het op te vragen bedrag.
Bij aanvragen voor studie en individuele noden wordt de gift doorgaans binnen twee weken na besluitvorming uitbetaald.
Privacy
De K.F. Hein Stichting verwerkt persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de regelingen projectondersteuning, individuele noden, studiebeurzen en buurtinitiatieven alsook de uitvoering van eigen initiatieven. Wanneer iemand namens een organisatie of op persoonlijke titel (in geval van een studiebeurs of buurtinitiatief) een fondsaanvraag indient, dan geldt het Privacyreglement van het K.F. Hein Fonds. Ook voor kunstenaars die een inzending doen of zich aanmelden voor een opdracht of stipendium geldt dit reglement. Het K.F. Hein Fonds gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en heeft een privacy-functionaris. Die is te bereiken via privacy@kfhein.nl.
Niet ontvankelijk
Aanvragen die niet voldoen aan de formele vereisten van het K.F. Hein Fonds, worden niet in behandeling genomen maar niet-ontvankelijk verklaard. Het gaat dan om harde vereisten voor indiening waar geen discussie over mogelijk is.
De redenen om een aanvraag niet ontvankelijk te verklaren staan op de pagina's 'wat doen wij' waarop ook onze richtlijnen en criteria per type aanvraag staan vermeld.