Vraag ondersteuning voor jouw project
Je hebt een project dat past binnen 1 van de volgende doelstellingen: cultuur en volksontwikkeling, sociaal-maatschappelijk werk, monumentenzorg, natuur & duurzaamheid, podiumkunsten of volksgezondheid in de provincie Utrecht. Dan kun je ondersteuning aanvragen voor jouw project. Wij steunen initiatieven met giften en garanties, maar ook met advies of publiciteit.
Wij beoordelen iedere aanvraag apart
De afgelopen jaren kregen wij zo’n 600 tot 700 aanvragen per jaar. Ruim 70 procent van de aanvragen kregen steun, maar niet altijd voor het gevraagde bedrag.
Heb je een plan? Laat het ons weten!
Of een plan steun krijgt, hangt van veel zaken af. Doe de quickscan om te zien of je idee past bij ons fonds. Doe je een aanvraag voor meer dan € 5.000? Of twijfel je of het project past bij ons fonds? Neem dan contact met ons op. Dat kan je helpen om de juiste steun te krijgen. Elke dinsdagochtend van 10.30 tot 12.00 uur hebben wij een spreekuur. Je kunt je hiervoor aanmelden via dit aanmeldformulier.
Aan welke voorwaarden moet je aanvraag voldoen?
Om steun te kunnen krijgen, moet je aanvraag aan een aantal voorwaarden voldoen. Deze lees je hierna.
Je dient je plan online in
Dit doe je via het aanvraagsysteem op onze website.
Je vraagt de steun op tijd aan
Je project mag nog niet begonnen zijn op het moment dat je de steun aanvraagt. Daarnaast geldt:
- Aanvragen tot en met € 5.000 worden op volgorde van binnenkomst behandeld.
Hiervoor geldt een behandeltermijn van 2 maanden.
- Aanvragen boven € 5.000 worden in de commissievergadering besproken.
Lees hier vóór welke data je deze aanvraag doet.
De start is het moment waarop je het project presenteert aan het publiek. Bijvoorbeeld een concert of de première van een film of theatervoorstelling.
Let op: soms kan het wat langer duren om je aanvraag te behandelen. Bijvoorbeeld als je aanvraag niet volledig is, als je deze niet goed hebt ingediend of als wij nog vragen hebben.
Je aanvraag is compleet
Een complete aanvraag bevat in elk geval de volgende bijlagen:
- Een projectplan: wat, waar, waarom, voor wie?
- Een begroting: welke kosten maak je en waarvoor?
- Een dekkingsplan: hoe moet het project gefinancierd worden?
- Statuten van de organisatie die de steun aanvraagt.
- Een actueel uittreksel van de Kamer van Koophandel. Dit mag niet ouder zijn dan 12 maanden.
- Een recent financieel jaarverslag met balans.
Je plan ligt binnen de provincie Utrecht
Het K.F. Hein Fonds is er alleen voor initiatieven in de provincie Utrecht.
Je bent een stichting of vereniging
Alleen organisaties met rechtspersoonlijkheid kunnen projectondersteuning aanvragen. Dat zijn meestal stichtingen en verenigingen. In bijzondere gevallen kan een uitgever een aanvraag doen voor een publicatie, of een kerkgenootschap voor een restauratieproject.
Ben je een privépersoon? Dan kun je wel een aanvraag doen voor buurtinitiatieven.
De organisatie is goed ingericht
Dit betekent in ieder geval:
- Toezicht en uitvoering zijn gescheiden.
- Bestuursleden worden niet betaald vanuit het project.
- Je geeft geen betaalde opdracht aan het eigen bedrijf van een bestuurslid of directeur.
- De financiële jaarstukken zijn compleet en helder.
Je vraagt steun voor een project, investering of restauratie
Je kunt geen bijdrage krijgen voor exploitatie- of organisatiekosten. Of voor reguliere activiteiten.
Je doelgroep is helder
Het liefst richt het project zich op een breed publiek. Maar richt jouw project zich op een kwetsbare of moeilijk bereikbare doelgroep? Dan kun je ook steun aanvragen.
Het project is bijzonder of vernieuwend
Het project moet bijzonder of vernieuwend zijn voor de initiatiefnemer of voor de locatie. Ook voer je het liefst een speciale extra activiteit uit. Denk aan een educatieproject bij een festival.
Je kunt maximaal 1 keer per jaar een bijdrage krijgen
Vraag je binnen 1 jaar opnieuw steun aan? Dan wijzen we je aanvraag automatisch af. Deze afwijzing is definitief. Je kunt dus niet het volgende jaar dezelfde aanvraag doen.
Het bedrag dat je aanvraagt moet redelijk zijn
Dat wil zeggen: het bedrag moet in verhouding staan tot de totale kosten. Je krijgt van het K.F. Hein Fonds een deel van de kosten van een project betaald. De totale kosten van het project mogen niet te hoog zijn in verhouding tot het aantal bezoekers of deelnemers.
Je krijgt geen bijdrage voor een congres, workshop, masterclass of studiedag
Behalve als deze open zijn voor een algemeen publiek.
Je betaalt je project het liefst op meerdere manieren
Dat noemen we een ‘financieringsmix’. Projecten met een goede financieringsmix hebben voorkeur. Een goede financieringsmix bestaat uit de volgende onderdelen:
- een eigen bijdrage, bijvoorbeeld uit contributie, spaargeld of crowdfunding;
- eigen inkomsten uit het project, bijvoorbeeld uit kaartverkoop;
- cofinanciering door andere partijen, zoals meerdere (Utrechtse) fondsen, overheden, sponsors;
- eventueel een (cultuur)lening.
Let op: vraag je alleen bij ons een bijdrage aan? Dan wijzen we je aanvraag meestal af.
Bij welke fondsen kun je een bijdrage vragen?
De meeste fondsen in de provincie Utrecht vind je via de Utrechtse fondsenzoeker.
Fondsen die in heel Nederland actief zijn, ondersteunen ook projecten in Utrecht. Bijvoorbeeld:
Voor de financiering van restauraties kun je ook terecht bij:
Let op: deze opsomming is niet volledig. Meer fondsen vind je in het Fondsenboek van uitgever Walburg Pers. Deze maken elk jaar een nieuwe editie.
Wanneer kunnen wij je aanvraag afwijzen?
Gemiddeld 1 op 3 aanvragen wijzen wij af. Dit is definitief. Je kunt hiertegen geen bezwaar maken.
Controleer of jouw aanvraag aan alle eisen voldoet. Deze checklist helpt je:
- Je aanvraag is volledig en duidelijk.
- Je hebt geen religieuze of politieke doelstelling.
- Toezicht en uitvoering zijn bij het project voldoende gescheiden.
- Het project vindt plaats binnen de provincie Utrecht.
- Het is geen overheidsproject.
- Het is geen aanvraag van een fondsenwervend fonds dat onze bijdrage alleen doorgeeft.
- Het is geen besloten congres, masterclass, workshop of studiedag (voor een beperkt publiek).
- Je vraag geen onredelijk groot deel van de financiering.
- Je hebt ook andere fondsen aangeschreven.
- Er is een duidelijk begin of einde van het initiatief.
- Je hebt niet al iets soortgelijks georganiseerd waaraan wij al eerder hebben bijgedragen.
- Het gaat niet (vooral) om exploitatiekosten of overhead.
- De aanvrager is geen eenmanszaak, vennootschap of individuele kunstenaar of theatermaker. We maken een uitzondering voor uitgeverijen. En voor kerkgenootschappen voor restauratieprojecten van rijksmonumenten.
Wanneer en hoe krijg je de vergoeding?
Hebben wij een besluit genomen over je aanvraag? Dan krijg je hierover altijd een e-mail. In principe betalen wij je vergoeding pas uit nadat je project klaar is.
Vraag je geld zelf aan via het online aanvragensysteem
Dat kun je doen nadat je project klaar is. Zorg dat je de volgende documenten digitaal hebt:
- de eindafrekening met een overzicht van kosten en baten (inclusief de toezeggingen van andere fondsen);
- eventueel een toelichting op de eindafrekening;
- kopieën van grote facturen;
- een (kort) inhoudelijk verslag van het project;
- een kopie van een bankafschrift waarop je IBAN en naam duidelijk leesbaar zijn;
- voor bedragen van € 50.000 of meer: een verklaring die een accountant heeft ondertekend waaruit blijkt dat de kosten werkelijk zijn gemaakt voor het project.
Willen wij meer informatie over het project? Dan nemen wij contact op.
Je kunt een voorschot vragen
Je kunt maximaal 50% van het toegezegde bedrag van tevoren krijgen. Dit vraag je ook aan via ons digitale aanvragensysteem.
Wij houden rekening met jouw privacy
Doe je namens een organisatie een aanvraag? Dan houden wij ons altijd aan het Privacyreglement van het K.F. Hein Stichting.
Aanvragen die niet aan de eisen voldoen, behandelen wij niet
Dit betekent dat wij deze ‘niet ontvankelijk’ verklaren. Deze beslissing is definitief. Je kunt hiertegen geen bezwaar maken.
Zorg dat je aanvraag aan alle eisen voldoet. Deze checklist helpt je:
- Je organisatie voldoet aan onze eisen: toezicht en uitvoering zijn gescheiden (bestuursleden worden niet betaald vanuit het project).
- Je hebt de aanvraag op tijd ingediend. Het project is nog niet begonnen. Ook is het nog niet begonnen op het moment dat we een besluit nemen over de aanvraag.
- Je doet geen 2e aanvraag in 1 kalenderjaar voor een organisatie waaraan wij al een toezegging hebben gedaan. Hebben wij eerder dit jaar de aanvraag afgewezen? Dan kun je wél een 2e aanvraag indienen.
- Het is geen besloten congres, masterclass of studiedag (voor een beperkt publiek).
- Je aanvraag is compleet. Of je hebt alles waar wij nog om vragen binnen 3 weken daarna alsnog aangeleverd.
- Het is geen overheidsproject.
- Het is geen aanvraag voor een fondsenwervend project dat geld ophaalt voor een (ander) goed doel.
- Dit project is niet eerder op dezelfde manier uitgevoerd.
