Het K.F. Hein Fonds is er specifiek voor giften aan projecten die passen binnen de doelstellingen: cultuur en volksontwikkeling, maatschappelijk werk, monumentenzorg, natuur en duurzaamheid, podiumkunsten en volksgezondheid in de provincie Utrecht. Het Fonds steunt initiatieven met giften en garanties, maar ook met advies of publiciteit.
De afgelopen jaren behandelde het Fonds gemiddeld 650-700 aanvragen per jaar. Gemiddeld is twee derde van de aanvragen gehonoreerd, zij het niet altijd voor het gevraagde bedrag. Het K.F. Hein Fonds beoordeelt iedere aanvraag inhoudelijk en financieel, waarbij vergelijking met andere aanvragen vaak een rol speelt. Omdat het toekennen van giften maatwerk is, is het soms moeilijk om van te voren aan te geven of een aanvraag kansrijk is. Er zijn immers vele factoren die een rol kunnen spelen. Het kan daarom nuttig zijn om ons al in een vroeg stadium te benaderen als u een plan hebt. Dit kan per telefoon, per e-mail of op ons spreekuur elke dinsdagochtend(op afspraak) van 10.30 tot 12.00 uur.
Voorwaarden voor projectaanvragen K.F. Hein Fonds
Om voor een bijdrage in aanmerking te komen, moet een aanvraag aan een aantal voorwaarden voldoen. In ieder geval worden aanvragen alleen behandeld als zij compleet en tijdig zijn ingediend via het digitale aanvraagsysteem op onze website.
Werkterrein: provincie Utrecht
Het werkterrein van het K.F. Hein Fonds beslaat de provincie Utrecht.
Stichting of vereniging
Aanvragen voor projectondersteuning kunnen alleen worden ingediend door organisaties met rechtspersoonlijkheid, met name stichtingen en verenigingen. In bijzondere gevallen kan een aanvraag worden ingediend door een uitgever of een kerkgenootschap (voor een restauratieproject). Alleen voor buurtinitiatieven kan een aanvraag worden ingediend door een privépersoon.
Organisatie
De organisatie van de aanvrager moet goed ingericht zijn. Toezicht en uitvoering zijn gescheiden: er worden geen bestuursleden bezoldigd vanuit het project. Er wordt geen betaalde opdracht verleend aan het eigen bedrijf van een bestuurslid of directeur. De financiële jaarstukken zijn compleet en helder.
Projecten en investeringen
Alleen aanvragen voor projecten, investeringen of restauraties komen in aanmerking voor een bijdrage. Er wordt niet bijgedragen aan exploitatie- of organisatiekosten of aan reguliere activiteiten.
Doelgroep
In het algemeen wordt het streven naar een groot publieksbereik gewaardeerd. Een project dat zich richt op een kwetsbare of moeilijk bereikbare doelgroep kan echter ook op onze steun rekenen. Een extra activiteit, zoals een educatieproject bij een festival of een randprogramma bij een tentoonstelling, is een aanbeveling.
Programma
Het programma is bijzonder of vernieuwend voor de initiatiefnemer of op de locatie. Een speciale extra activiteit, zoals een educatieproject bij een festival, is een pré. Er wordt niet bijgedragen aan hernemingen, herdrukken en herhalingen. Projecten met politieke of religieuze doelstellingen worden niet ondersteund. Fondsenwervende activiteiten worden niet ondersteund.
Termijn
Aan projecten die al gestart zijn op het moment van besluitvorming wordt geen bijdrage toegekend. Aanvragers dienen rekening te houden met de indieningsdata voor bedragen boven de € 5000 en met een behandeltermijn van 2 maanden voor aanvragen tot en met € 5.000. Voor aanvragen boven € 5.000 kan de behandeltermijn oplopen tot 4 maanden. De start is het moment waarop het project gepresenteerd wordt aan het publiek, bijvoorbeeld een concert of de première van een film of theatervoorstelling.
Compleet
Een complete aanvraag bevat in elk geval de volgende bijlagen:
- Een projectplan
- Een begroting
- Een dekkingsplan
- Statuten van de aanvragende organisatie
- Een actueel uittreksel van de Kamer van Koophandel
- Een recent financieel jaarverslag met balans
Eenmaal per jaar
Het K.F. Hein Fonds kent maximaal éénmaal per kalenderjaar een bijdrage aan een organisatie toe. Een volgende aanvraag binnen een kalenderjaar wordt automatisch afgewezen. Deze afwijzing is definitief; een aanvraag kan niet het volgende kalenderjaar opnieuw worden ingediend.
Financieringsmix
Projecten met een goede financieringsmix genieten de voorkeur. Een goede financieringsmix bestaat uit een eigen bijdrage (uit contributie, spaargeld of crowdfunding), eigen inkomsten uit het project (bijv. kaartverkoop), en cofinanciering door andere partijen, zoals meerdere (Utrechtse) fondsen, overheden en sponsors. Bekijk ook de Culturele Financieringswijzer van Cultuur+Ondernemen. Aanvragen waarvoor het K.F. Hein Fonds als enige fonds wordt aangeschreven, worden doorgaans afgewezen.
De meeste fondsen in de provincie Utrecht kunt u vinden via de Utrechtse fondsenzoeker. Hieronder een (niet volledige) opsomming van fondsen die projecten steunen:
Andere fondsen die in de provincie Utrecht actief zijn:
Fondsen die in heel Nederland actief zijn, ondersteunen ook projecten in Utrecht. Bijvoorbeeld:
Denkt u voor de financiering van restauraties ook aan het Restauratiefonds. Dat heeft diverse regelingen voor rijksmonumenten maar ook mogelijkheden voor gemeentelijke monumenten: het Utrechts Restauratiefonds en het Cultuurfonds voor Monumenten in Utrecht.
Deze opsomming is niet volledig. Namen van meer landelijk, regionaal en lokaal actieve fondsen kunt u vinden in het Fondsenboek.
Redelijkheid
Het gevraagde bedrag moet redelijk zijn. Het K.F. Hein Fonds draagt nooit het grootste deel van de kosten van een project. De totale kosten van het project dienen altijd redelijk te zijn in verhouding tot het aantal bezoekers of deelnemers.
Congres, workshop, masterclass, studiedag
Aan congressen, workshops, masterclasses of studiedagen wordt niet bijgedragen, tenzij sprake is van een open karakter, waar een algemeen publiek toegang heeft en ook meebetaalt.
Afwijzing van de aanvraag
Gemiddeld één op drie aanvragen wordt afgewezen. Deze afwijzingen zijn definitief, want er is geen bezwaarprocedure. Redenen voor afwijzing van een aanvraag zijn:
- de aanvraag is onvolledig ingediend of onduidelijk;
- er is een religieuze of politieke doelstelling;
- toezicht en uitvoering zijn bij het project onvoldoende gescheiden;
- het project vindt plaats buiten de provincie Utrecht;
- het is een overheidsproject;
- het is een aanvraag van een fondsenwervend fonds dat onze bijdrage slechts doorgeeft;
- het gaat om een besloten congres, masterclass, workshop of studiedag (voor een select publiek);
- er wordt een onredelijk groot deel van de financiering gevraagd;
- er zijn geen andere fondsen aangeschreven;
- er is geen sprake van een duidelijk begin of einde van het initiatief;
- er is sprake van een ongewijzigde reprise, herhaling, herdruk of herneming waaraan we eerder al hebben bijgedragen;
- het gaat (vooral) om exploitatiekosten of overhead;
- de aanvrager is een eenmanszaak, vennootschap of individuele kunstenaar / theatermaker. Een uitzondering wordt gemaakt voor uitgeverijen en voor kerkgenootschappen (in geval van restauratieprojecten van rijksmonumenten).
Behandeling
Over aanvragen tot en met € 5.000 wordt in principe door het bureau beslist. Daarbij moet gerekend worden op een behandeltermijn van maximaal 2 maanden. In geval van twijfel en bij aanvragen boven € 5.000 beslist de commissie, daarbij geadviseerd door het bureau. De commissie vergadert 4x per jaar, waardoor de behandeltermijn kan oplopen tot 4 maanden.
Wanneer aanvragen onvolledig of niet goed zijn ingediend, of wanneer wij nog inhoudelijke vragen hebben, kan de behandeltijd langer worden.
Toezegging
Wanneer het bureau of de commissie een besluit heeft genomen, ontvangt u altijd bericht per brief. Het fonds betaalt toegezegde subsidies in principe pas uit na afronding van het project. Om uw toezegging op te vragen, kunt u via het digitale aanvragensysteem een betalingsverzoek indienen. Vult u het desbetreffende gedeelte van het formulier in en zorg u ervoor dat u de volgende documenten digitaal beschikbaar heeft:
- de eindafrekening met overzicht van kosten en baten (inclusief de toezeggingen van andere fondsen)
- eventueel een toelichting op de eindafrekening
- enkele kopieën van grote facturen
- een (kort) inhoudelijk verslag
- een kopie van een bankafschrift waarop IBAN en tenaamstelling duidelijk leesbaar zijn
- voor de uitbetaling van giften van € 25.000 of meer vragen wij bovendien een door een accountant ondertekende verklaring waaruit blijkt dat de kosten werkelijk zijn gemaakt voor het gehonoreerde project
- wanneer wij meer informatie wensen over het project, nemen wij contact op.
Voorschot
Op verzoek kunnen wij een voorschot van 50% van het toegezegde bedrag overmaken. Ook dit verzoek moet via ons digitale aanvragensysteem worden ingediend.
Privacy
Wanneer iemand namens een organisatie een aanvraag indient, dan geldt het Privacyreglement van het K.F. Hein Fonds.
Niet ontvankelijk
Aanvragen die niet voldoen aan de formele vereisten van het K.F. Hein Fonds, worden niet in behandeling genomen maar niet-ontvankelijk verklaard. Het gaat dan om harde vereisten voor indiening waar geen discussie over mogelijk is.
De redenen om een aanvraag niet ontvankelijk te verklaren zijn de volgende.
- de organisatie voldoet niet aan onze vereisten, want toezicht en uitvoering zijn niet gescheiden (bestuursleden worden bezoldigd vanuit het project)
- de aanvraag is te laat ingediend (het project is al begonnen of is al begonnen op het moment dat er een besluit wordt genomen over de aanvraag);
- het betreft een tweede aanvraag in één kalenderjaar van een organisatie waaraan het fonds al een toezegging heeft gedaan (als eerder dit jaar een aanvraag is afgewezen kan wél een
- tweede aanvraag worden ingediend);
- het betreft een besloten congres, masterclass of studiedag (voor een select publiek);
- vereiste documenten ontbreken en zijn niet binnen drie weken na ons verzoek daartoe alsnog aangeleverd;
- het is een overheidsproject;
- het is een aanvraag voor een fondsenwervend project dat geld ophaalt voor een (ander) goed doel;
- er is sprake van een ongewijzigde reprise, herhaling, herdruk of herneming.
